Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

Zajištění informační povinnosti správce osobních údajů


Zásady ochrany a zpracování osobních údajů První moravská plynární s.r.o. jsou vydány v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti správce osobních údajů dle čl. 13 GDPR.

 

Rozsah zpracování osobních údajů kategorie osobních údajů


Společností První moravská plynární s.r.o., jako správcem osobních údajů (a v některých méně častých případech i jako zpracovatelem), může dojít v souladu se základními principy zpracování osobních údajů (zákonnost, korektnost a transparentnost zpracování, účelové omezení, minimalizace osobních údajů, přesnost a aktuálnost, omezení uložení, integrita a důvěrnost) a za splnění níže uvedených podmínek ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

 

1. Identifikační údaje a adresní údaje
Takovými údaji jsou zejména titul, jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, název obchodní firmy, datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, fakturační adresa, čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nelze kopírovat, jsou na kopiích dokladů začerněny), bankovní spojení, podpis.

2. Kontaktní údaje
Takovými údaji jsou zejména kontaktní e-mail, telefonní číslo, bydliště či korespondenční adresa.

3. Ostatní údaje
Jsou to údaje, které subjekt osobních údajů poskytne správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů Jedná se zejména o adresu odběrného místa, spojovací číslo SIPO, informace o spotřebě energií, čísla měřidel spotřeby energií, EAN kód, EIC kód. Využívanými registry jsou zejména obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík a centrální evidence exekucí.

4. Provozní údaje
Jedná se o údaje vznikající při přímé komunikaci mezi První moravská plynární s.r.o. a subjektem údajů, dále pak zejména o údaje pro potřeby účtování a plnění zákonných povinností První moravská plynární s.r.o. a o údaje zpracovávané pro řešení případných sporů plynoucích z konkrétních kontraktů

5. Údaje zpracované na základě souhlasu subjektu údajů
Jedná se o zpracování osobních údajů, které není nezbytně nutné k plnění smlouvy, zákonných povinností správce či ochranu oprávněných zájmů První moravská plynární s.r.o. Účelem jejich zpracování, zvláště pak při zpracování na základě Souhlasu pro obchodní účely, je zlepšení, zrychlení a zvýšení kvality vzájemné komunikace a poskytovaných služeb ze strany První moravská plynární s.r.o. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány jen po dobu platnosti tohoto souhlasu. Udělení souhlasu je kdykoliv odvolatelné.

6. Lokační údaje
Případné zpracování lokačních údajů se týká výlučně zaměstnanců První moravská plynární s.r.o. v rámci monitorování služebních vozidel při pracovních cestách pomocí GPS, v nezbytném rozsahu, za účelem ochrany a správy majetku První moravská plynární s.r.o., na základě oprávněného zájmu První moravská plynární s.r.o. jako zaměstnavatele.

 

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje poskytuje subjekt osobních údajů správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu. Zdrojem osobních údajů jsou pro stanovené účely v nezbytné míře i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů, zejména obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík a centrální evidence exekucí.

 

Účely a právní důvody zpracování osobních údajů

Od účelu zpracování se odvíjí rozsah zpracovávaných údajů. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy nebo oprávněného zájmu První moravská plynární s.r.o. či na základě zákona, a to vše bez souhlasu subjektu osobních údajů. Pro jiné účely může dojít ke zpracování osobních údajů pouze na základě souhlasu.

 

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů První moravská plynární s.r.o.
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností První moravská plynární s.r.o. a ochranu oprávněných zájmů První moravská plynární s.r.o., je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné provádět kontraktaci, poskytovat služby ani řádně plnit zákonné povinnosti. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto dílčí účely: plnění účetních a daňových povinností (plnění zákonných povinností), vyúčtování (plnění smlouvy), vymáhání pohledávek a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem), ochrana a správa majetku, zejména vedení evidencí, které je První moravská plynární s.r.o. jako zaměstnavatel povinen vést k prokázání daňové znatelnosti výdajů (oprávněný zájem), života a zdraví (oprávněný zájem), zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti První moravská plynární s.r.o. (oprávněný zájem), účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby přestupkového, správního řízení, trestního řízení apod. a pro naplnění povinnosti součinnosti se státními orgány České republiky včetně Policie České republiky (plnění zákonných povinností).

2. Zpracovávání údajů První moravská plynární s.r.o. se souhlasem
První moravská plynární s.r.o. se souhlasem subjektu údajů může zpracovávat některé údaje nad rámec nutný k plnění smlouvy a taktéž pro obchodní účely, a to na základě Souhlasu pro obchodní účely, pro vytvoření vhodné nabídky zboží a služeb společnosti První moravská plynární s.r.o. klientovi, pro zlepšení kvality služeb a pro případné zrychlení a zlepšení úrovně vzájemné komunikace. Konkrétní forma/formy – např. telefonicky, písemně, prostřednictvím internetové reklamy, formou elektronické komunikace, je vždy ve svobodné dispozici subjektu údajů, který případný souhlas uděluje. Správce provádí pro oslovení klientů s vhodnými nabídkami pouze nezbytně nutné zpracování. Poskytnutí souhlasu je dobrovolné a kdykoli odvolatelné. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany První moravská plynární s.r.o. pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami ochrany a zpracování osobních údajů První moravská plynární s.r.o. Obchodní sdělení lze zasílat jednak na kontakty našich klientů/stávajících zákazníků z titulu oprávněného zájmu společnosti První moravská plynární s.r.o. a to jen do doby vyslovení případného nesouhlasu klienta/stávajícího zákazníka. Nebo na základě platného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. Zaslaná obchodní sdělení vždy obsahují možnost odmítnutí dalšího zasílání těchto sdělení.

 

Doby zpracování osobních údajů

Osobní údaje pro činnosti První moravská plynární s.r.o., jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány, likvidovány v řádných lhůtách.

U klientů První moravská plynární s.r.o., je společnost První moravská plynární s.r.o. oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v databázi klientů jejich základní identifikační, adresní, kontaktní údaje i ostatní a provozní údaje po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společností První moravská plynární s.r.o.

Jsou-li vystavovány správcem údajů faktury dle zákona o dani z přidané hodnoty, jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou návazně po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i příslušné smlouvy.

Režim osobních údajů poskytnutých v rámci jednání, které nevedlo k uzavření smlouvy. 

V případě jednání mezi společností První moravská plynární s.r.o. a potenciálním zájemcem o uzavření smlouvy, které nebylo zakončeno uzavřením smlouvy, je společnost První moravská plynární s.r.o. oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od ukončení příslušného jednání.

 

Ostatní příjemci osobních údajů

Společnost První moravská plynární s.r.o. při plnění svých závazků a povinností využívá odborné služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti První moravská plynární s.r.o., mají postavení zpracovatelů osobních údajů. Zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů udělených společností První moravská plynární s.r.o. Může jít zejména o činnost účetního, daňového poradce, auditora, advokáta, správce IT systému apod. Se všemi takovými subjekty uzavírá První moravská plynární s.r.o. smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů, odpovídající evropskému standardu. Pro realizaci své činnosti využívá společnost První moravská plynární s.r.o. spolupráci s extermíni partnery, kteří jsou v postavení správce osobních údajů nebo/i zpracovatele osobních údajů. Těmto subjektům může společnost První moravská plynární s.r.o. předávat osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu, určeném účelem dané agendy a po předchozím prověření zajištění ochrany osobních údajů na úrovni evropských standardů ze strany těchto subjektů. Společnost První moravská plynární s.r.o. v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

 

Kategorie zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů

Společnost První moravská plynární s.r.o. vede aktuální seznam jednotlivých kategorií zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů, u kterých může dojít ke zpracování osobních údajů subjektů údajů. Jedná se zejména o poskytovatele účetních, daňových, finančních a právních služeb a poradenství, IT služeb, servisních a technických služeb, poštovních služeb, o případné zplnomocněné subjekty a externí prodejce a další příjemce, jako jsou dodavatelé energií, distributoři energií, ERÚ, OTE, správce daně, statistický úřad, orgány činné v trestním řízení.

 

Předávání osobních údajů do jiných států v rámci EU

Společnost První moravská plynární s.r.o. nepředává osobní údaje do další země v rámci EU.

 

Předávání osobních údajů do třetích zemí

Společnost První moravská plynární s.r.o. nepředává osobní údaje do třetí země ani mezinárodní organizaci mimo rámec EU.

 

Způsoby zpracování osobních údajů

Společnost První moravská plynární s.r.o. zpracovává osobní údaje manuálním způsobem i automatizovaně a vede řádnou evidenci takových činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

 

Informace o právech subjektů údajů

1. Právo na přístup k osobním údajům
Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti První moravská plynární s.r.o. potvrzení o zpracování osobních údajů, právo na informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, jež jsou zpracovávány. Dále pak o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupňovány a o době zpracování. Dále má subjekt údajů právo požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, týkajících se subjektu údajů, nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování. Může si vyžádat kopii osobních údajů, přičemž v případě opakované žádosti bude společnost První moravská plynární s.r.o. oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

2. Právo na opravu nepřesných údajů
Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, resp. na doplnění neúplných osobních údajů, které o něm společnost První moravská plynární s.r.o. zpracovává. Subjekt údajů má vůči správci údajů adekvátní povinnost oznamovat změnu svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo.

3. Právo na výmaz
Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost První moravská plynární s.r.o. neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost První moravská plynární s.r.o. má nastaveny mechanismy pro výmaz osobních údajů, kdy pominul účel, jež určoval rozsah a parametry zpracování osobních údajů.

4. Právo na omezení zpracování
Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování
Subjekt údajů má také dle čl. 19 GDPR právo na oznámení ze strany společnosti První moravská plynární s.r.o. v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů.

6. Právo na přenositelnost osobních údajů
Čl. 20 GDPR přiznává subjektu údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat První moravská plynární s.r.o. o předání těchto údajů jinému správci. Žádosti nelze vyhovět, pokud by v konkrétním případě mohlo dojít k negativnímu dotčení práv a svobod třetích subjektů.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti První moravská plynární s.r.o. Je na společnosti První moravská plynární s.r.o., aby prokázala existenci oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů. V opačném případě společnost První moravská plynární s.r.o. zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů je kdykoli odvolatelný, a to stejně jednoduchou formou, jakou byl udělen.

9. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování založeného výhradně na automatizovaném zpracování
Subjekt osobních údajů má právo nebýt předmětem rozhodování, založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro subjekt osobních údajů právní účinky.

 

Automatizované rozhodování

Společnost První moravská plynární s.r.o. neprovádí automatizované rozhodování ani profilování.

 

Kontakty na vedení agendy ochrany osobních údajů

První moravská plynární s.r.o. Na níže uvedených kontaktech mohou subjekty osobních údajů realizovat možnost uplatnění svých práv, a to písemnou či elektronickou formou.

Adresa: První moravská plynární s.r.o., odd. agendy ochrany osobních údajů, Husova 56, Slavkov u Brna, 684 01

E-mailová adresa: info@prvnimoravska.cz , web: www.prvnimoravska.cz

 

Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo podat stížnost a obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz

 

Účinnost a aktualizace Zásad o ochraně a zpracování osobních údajů

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů firmy První moravská plynární s.r.o. podléhají průběžné aktualizaci, vždy s uvedením pořadového čísla aktualizace a termínu jejího uskutečnění. Tyto Zásady ochrany a zpracování osobních údajů firmy První moravská plynární s.r.o. nabývají účinnosti dnem zveřejnění, tj. 16. 7. 2020.